Huishoudelijk reglement
Laatst gewijzigd: 22 november 2011
Hoofdstuk 1: Algemeen
Artikel 1
Het Huishoudelijk Reglement wordt vastgesteld en gewijzigd door de Algemene Vergadering met een meerderheid van tenminste twee derde van de geldig uitgebrachte stemmen.
Artikel 2
- Ieder lid van de vereniging is onderworpen aan dit reglement en alle verdere regels, bepalingen en eventuele wijzigingen die in de regeling zullen worden aangebracht, met dien verstande, dat veranderingen in deze reglementen de goedkeuring behoeven van de Algemene Vergadering.
Nieuwe leden kunnen op hun verzoek in het bezit worden gesteld van het Huishoudelijk Reglement en de Statuten. - De leden dienen elkaar en hun tegenstanders sportief te bejegenen en in woord en gedrag voortdurend hun bijdrage te leveren aan de goede sfeer en goede naam van de vereniging.
Artikel 3
Het clubblad Polshoogte is het officiële mededelingenorgaan van de vereniging en zal op geregelde tijdstippen digitaal aan de leden worden toegestuurd.
Artikel 4
Adreswijzigingen van leden moeten binnen 14 dagen aan de ledenadministratie worden doorgegeven.
Hoofdstuk 2: Kleding
Artikel 5.
- Het tenue en de kleuren worden door het Bestuur vastgesteld.
- Kleding die wordt verstrekt, dient zorgvuldig te worden behandeld. De kleding wordt in bruikleen gegeven en blijft eigendom van de vereniging.
- Indien daartoe aanleiding is, kan het Bestuur nadere regels vaststellen.
- Trainen in de verstrekte wedstrijdkleding is niet toegestaan.
- Tijdens de wedstrijden spelen de leden in de officiële verenigingskleding.
- Het is teams en/of leden niet toegestaan, naast de reclame van de (hoofd)sponsor, andere reclame te voeren op kleding en materialen, behoudens toestemming van het Bestuur
Hoofdstuk 3: Financiën
Artikel 6.
- Seniorleden, recreanten, jeugdleden, mini’s en verenigingsleden betalen een contributie die jaarlijks op de algemene ledenvergadering wordt vastgesteld.
De contributie dient bij vooruitbetaling te worden voldaan. Hiertoe dient bij aanvang van het lidmaatschap een machtiging tot maandelijkse automatische afschrijving te worden afgegeven. Incasso zal met uitzondering van de maanden juni en juli maandelijks plaatsvinden. - De leden moeten hun financiële verplichtingen voor de door het Bestuur vastgestelde vervaldatum voldoen. Het niet voldoen van de schuld aan de vereniging binnen een maand na de tweede aanmaning wordt opgevat als wanbetaling en wordt met schorsing bestraft. De tweede aanmaning wordt verhoogd met een door het Bestuur vastgestelde en gepubliceerde boete.
Bij niet nakoming van het in lid 1 gestelde zal bij nieuwe leden het lidmaatschap worden geweigerd, totdat de vordering geheel is voldaan. Bij niet nakoming door leden zal deelname aan de competitie pas mogelijk zijn nadat de vordering is voldaan.
Het bestuur maakt gebruik van de diensten van een incassobureau wanneer na herhaaldelijk aanschrijven geen betaling wordt ontvangen; de kosten van het incassobureau komen voor rekening van het lid.
- Bij opzegging door jeugdleden en seniorleden na 1 december blijft men contributie verschuldigd t/m 30 juni van het desbetreffende jaar. Bij opzegging na 1 juni blijft men contributie verschuldigd t/m 31 december van hetzelfde jaar. Dit bovenstaande behoudens bijzondere gevallen, een en ander ter beoordeling van het Bestuur.
- Voor minileden geldt een opzegtermijn van 1 maand; opzeggen geschiedt per 1e van de maand.
- De competitiespelende leden dienen bij de aanvang van het seizoen de kosten van de aansluiting bij de Nevobo te voldoen aan de vereniging.
- Leden die zijn gestraft als bedoeld in artikel 6 van de Statuten en artikel 16 van het Huishoudelijk Reglement dienen hun contributie, gedurende het tijdvak waarvoor de straf geldt, normaal door te betalen.
- In buitengewone gevallen, kan een lid, naar het oordeel van het Bestuur, voor bepaalde of onbepaalde tijd worden vrijgesteld van betaling van contributie met behoud van alle rechten ingevolge het lidmaatschap.
- Indien een grote achterstand in de contributiebetaling optreedt kan, na door de penningmeester te zijn aangemaand, het lid bij het Bestuur voorgedragen worden om als lid te worden geroyeerd. Het lid ontvangt van deze beslissing schriftelijk bericht met een kopie aan de Nevobo.
Artikel 7.
Het Dagelijks Bestuur kent namens de vereniging in bepaalde gevallen een vrijwilligersvergoeding toe aan personen, welke door het Bestuur worden aangetrokken voor het vervullen van bepaalde functies. De hoogte van de vergoeding wordt gepubliceerd op de website en in de jaargids.
Artikel 8.
Sponsoring of reclamevoering dient wat betreft zijn totaliteit in (een) contractuele verbintenis(sen) geregeld te worden. De leden zijn verplicht mee te werken aan de uitvoering van de contractuele verbintenis(sen).
De leden kunnen bij het aangaan van een verbintenis met een sponsor geen financiële of andere rechten laten gelden, noch voorwaarden stellen met betrekking tot het gebruik en verspreiden van afbeeldingen van sportactiviteiten zoals dat aan de sponsor volgens de verbintenis is toegestaan.
Artikel 9.
- Schade, moedwillig of door baldadigheid of anderszins toegebracht, zal op de betrokkene(n) worden verhaald.
- Boetes aan de vereniging door de Nevobo en andere boetes opgelegd ten gevolge van nalatigheid van leden wordt op die leden verhaald.
Artikel 10.
Bij verlies of diefstal, schade van en aan eigendommen van de leden/deelnemers, kan de vereniging nooit aansprakelijk worden gesteld.
De leden nemen op eigen risico deel aan trainingen, wedstrijden, toernooien en andere vereniging gebonden activiteiten. Ook in geen enkel ander voorkomend geval kan de vereniging aansprakelijk worden gesteld.
Hoofdstuk 4: Accommodatie en organisate
Artikel 11.
- Door het Bestuur worden tijdstippen en plaatsen bepaald waar periodiek gedurende het sportseizoen trainingen worden gehouden onder leiding van een of meerdere daartoe door of namens het Bestuur benoemde trainer(s) of trainster(s).
- Ieder senior-, jeugdlid, mini of recreantlid is gerechtigd aan de trainingen, waarvoor men is ingedeeld, deel te nemen, behoudens het bepaalde in artikel 16 lid 1 van dit Huishoudelijk Reglement.
Artikel 12.
- In Nevobo verband zullen een door het Bestuur te bepalen aantal teams deelnemen aan de competitie.
- Voor de competitie gelden de regels als gesteld of nog te stellen door de Nevobo.
- Ieder senior-, jeugdlid of mini is gerechtigd aan deze competitie deel te nemen, behoudens het bepaalde in artikel 16 lid 1 van dit Huishoudelijk Reglement.
Artikel 13.
- Leden die voor het eerst aan de competitie wensen deel te nemen, dienen zich daartoe aan te melden bij de coördinator van de technische commissie.
- Leden die aan de competitie of een toernooi deelnemen, dienen tijdens de wedstrijden in de officiële verenigingskleding gekleed te zijn.
- Bij uitnodiging tot deelname aan wedstrijden en/of trainingen van Bondszijde en Bondsverenigingen behoeft het betrokken lid de toestemming tot deelname van het Bestuur.
Artikel 14.
- Elk team wordt geacht een aanvoerder(ster) te hebben.
- De aanvoerder(ster) regelt alle zaken het team betreffende, al dan niet in overleg met de Technische Commissie en/of trainer.
- Aanzeggingen of inschrijvingen voor wedstrijden geschieden door de wedstrijdsecretaris.
- Wanneer het speeltenue onvolledig of slordig is, kan de aanvoerder(ster) het meespelen verbieden.
Hoofdstuk 5: Verenigingstaken
Artikel 15.
- De vereniging kent zowel interne als externe verenigingstaken.
- Interne verenigingstaken zijn zaaldienst tijdens de competitiedagen, fluiten van wedstrijden, tellen van nationale- en regionale wedstrijden, schrijven van het wedstrijdformulier, fungeren als lijnrechter en het leveren van scheidsrechters. Voor deze taken wordt een beroep gedaan op de leden. Ieder lid kan daarom verplicht gesteld worden, tenminste een van deze taken te vervullen.
- In geval dat er geen lid van het toegewezen team komt opdagen of er niet voor goede vervanging is gezorgd, is het team aan de vereniging een vergoeding verschuldigd van € 25,- per overtreding. De vergoeding wordt door de penningmeester in rekening gebracht.
- Het niet voldoen van de vergoeding als bedoeld onder c. valt onder de toepassing voor het niet voldoen van de contributie aan de vereniging.
- Elk seniorenlid, dat deelneemt aan de reguliere Nevobo competitie, is verplicht om de instaptoets met voldoende resultaat te hebben afgerond. Nieuwe seniorenleden die gaan deelnemen aan de reguliere Nevobo competitie krijgen hiervoor tot het einde van het lopende seizoen de tijd.
- Elk seniorenteam, dat deelneemt aan de reguliere Nevobo competitie, is verplicht gekwalificeerde scheidsrechters te leveren voor het fluiten van thuiswedstrijden van jeugdteams in de Topklasse en seniorenteams in de tweede en eerste klasse. De voorkeur gaat uit naar ten minste twee personen
met een geldige scheidsrechterslicentie. Het aantal te fluiten wedstrijden wordt jaarlijks vastgesteld door het bestuur. De scheidsrechterscoordinator stelt de teams hier tijdig van op de hoogte en ondersteunt de teams bij het invullen van deze taak. Indien aan de leveringsplicht niet wordt voldaan, dan zal het team niet worden opgegeven voor de eerstvolgende competitie.- Als een team promoveert naar de promotieklasse of regiodivisie, waarvoor scheidsrechterpunten geleverd moeten worden aan de Nevobo, dient het team (in de samenstelling van het nieuwe seizoen) dat zelf in te vullen met ondersteuning van de scheidsrechtercoordinator. Als de punten niet geleverd kunnen worden kan het team niet promoveren. In geval van degradatie naar de regiodivisie verleent de Nevobo 1 jaar uitstel van de leveringsplicht en geldt deze verplichting voor het team pas een seizoen later.
- Voor alle scheidsrechtersverplichtingen geldt dat spelers/teams hiervoor ook derden van buiten het team kunnen benaderen, mits deze de benodigde kwalificatie(s) bezitten.
- De vereniging verplicht zich om jaarlijks een scheidsrechterscursus te organiseren om leden in de gelegenheid te stellen aan de verplichting te kunnen voldoen. Tevens zal bij de jeugd voldoende aandacht besteedt worden aan de functie van scheidsrechter. Ook hiervoor zal jaarlijks een cursus
voor jeugdscheidsrechters worden georganiseerd. De kosten komen voor rekening van de vereniging. - In uitzonderingsgevallen kan het bestuur afwijken van hetgeen is bepaald in artikel 15, lid 1-3.
- Barbezetting behoort tot de door de leden uit te voeren verenigingstaken.
- De teams krijgen opdracht om ook de barbezetting als taak te verzorgen. Voor een nader vast te stellen tijdstip dient, aan een daartoe aangewezen persoon de taakverdeling van de teamleden voor het nieuwe seizoen opgegeven te worden.
- Op basis van dit reglement en het door de barcommissie periodiek opgestelde schema zijn leden verplicht tot het verrichten van bartaken.
- Elk lid dat verhinderd is de taak uit te voeren, is verplicht, tenminste 2 x 24 uur voor aanvang van de dag waarop zij of hij is ingeroosterd, voor een goede vervanging te zorgen, hetzij bij leden van het team of andere leden van de vereniging.
- In geval dat zonder afmelding er niet voor goede vervanging is gezorgd, is aan de vereniging een vergoeding verschuldigd van € 25,= per overtreding. De vergoeding wordt door de penningmeester in rekening gebracht na ontvangst van opgave van de bargroep van het “verzuim zonder afmelding”.
- Het niet voldoen van de vergoeding als bedoeld onder c. valt onder de toepassing voor het niet voldoen van de contributie aan de vereniging.
Hoofdstuk 6: Berisping en schorsing
Artikel 16.
- Naast het gestelde in artikel 6 van de Statuten, kan het Bestuur een schorsing van deelname aan training en/of competitie voor een bepaalde termijn, ten hoogste zes maanden, opleggen.
- Berisping dient schriftelijk te geschieden.
- Een schorsing kan voorwaardelijk worden opgelegd.
- Leden kunnen tegen de schorsing schriftelijk binnen 48 uren na ontvangst van het bericht in beroep gaan. Het Bestuur zal dan gehouden zijn om de arbitragecommissie te vragen onderzoek te doen naar de opgelegde schorsing en daarover uitspraak te doen. Deze uitspraak is bindend, zowel voor
het Bestuur als voor het betreffende lid. Hangende het onderzoek is het lid gerechtigd om aan trainingen en/of wedstrijden deel te nemen. - Indien een lid tijdens een wedstrijd zich dusdanig heeft gedragen en dit geleid heeft tot een strafrechtelijke vervolging door de strafcommissie van de Nevobo en het lid een straf is opgelegd, kan dit lid door het Bestuur:
- voorwaardelijk worden geschorst voor twee wedstrijden, indien het de eerste keer betreft;
- onvoorwaardelijk worden geschorst voor twee wedstrijden, indien het een tweede of meerdere keer betreft
- De eventueel door de Nevobo opgelegde boetes worden op het lid verhaald.
Hoofdstuk 7: Bestuur
Artikel 17.
- Verkiesbaar tot bestuurslid zijn:
- Seniorleden die tenminste drie weken voor de dag van de Algemene Ledenvergadering kandidaat zijn gesteld door het Bestuur;
- Seniorleden die tenminste een week voor de dag van een vergadering bij het Bestuur kandidaat zijn gesteld door middel van een door tenminste tien seniorleden of ereleden ondertekend schrijven, dat aan de secretaris is gericht;
- Andere personen die tenminste drie weken voor de dag van de Algemene Vergadering door het Bestuur zijn voorgedragen.
- Het Bestuur bestaat in ieder geval uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Zowel de leden van het Bestuur gezamenlijk als de voorzitter en de secretaris of de voorzitter en de penningmeester gezamenlijk zijn bevoegd de vereniging in en buiten rechte te vertegenwoordigen.
- Het rooster van aftreden ziet er als volgt uit:
- het eerste jaar: de voorzitter.
- het tweede jaar:: de secretaris.
- het derde jaar: de penningmeester.
- Het tussentijds benoemde bestuurslid treedt in de volgorde van aftreden van zijn voorganger.
Artikel 18.
- Het Bestuur:
- is belast met de leiding van de vereniging;
- ziet toe op de naleving van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en andere regelingen en besluiten;
- beheert de geldmiddelen en bezittingen van de vereniging een en ander conform de jaarlijks goedgekeurde begroting;
- is verantwoording schuldig aan de Algemene Vergadering en houdt zich aan de door de Algemene Vergadering genomen besluiten;
- beslist in alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet of vraagt een beslissing van de Algemene Vergadering, tenzij de beslissing in andere handen is gelegd.
- Als het gehele Bestuur aftreedt dan is het verplicht dit bekend te maken aan de leden, een vergadering uit te schrijven en aan te blijven tot twee weken na het benoemen van een nieuw Bestuur.
Deze regeling is eveneens van toepassing als van een uit meer dan drie personen bestaand Bestuur tenminste 3 leden aftreden.
Artikel 19.
Het Bestuur komt zoveel mogelijk, doch tenminste zes maal per jaar, bij elkaar in vergadering bijeen. De taken van de bestuursleden worden, tenzij in de Statuten of in dit reglement anders bepaald, onderling verdeeld.
Artikel 20.
- De voorzitter bepaalt, in overleg met de overige leden van het bestuur, de data voor de volgende bestuursvergaderingen.
- Wanneer twee bestuursleden schriftelijk te kennen geven een bestuursvergadering nodig te achten, dient de voorzitter binnen twee weken een bestuursvergadering uit te schrijven, met inachtneming hetgeen in lid 1 is bepaald.
- Een bestuursvergadering is alleen geldig als tenminste de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is. Moet een vergadering hierom worden uitgesteld, dan behoeft dit minimum aantal niet opnieuw aanwezig te zijn om de uitgestelde vergadering geldigheid te verlenen.
- Op de bestuursvergadering dient er een notulist aangewezen te worden. Deze dient de verhandeling van het gesprokene en de besluiten op de vergadering binnen twee weken na afloop van de vergadering aan de bestuursleden te sturen.
Artikel 21.
De procedure rond het vaststellen van de notulen, conform artikel 9 lid 8 van de Statuten, is als volgt: Nadat de notulen zijn ontvangen, kunnen de bestuursleden en leden binnen een week hun op- of aanmerkingen deponeren bij de secretaris. Deze vult de notulen aan, waarna ze worden ondertekend.
Artikel 22.
De voorzitter;
- voert de algemene leiding en coördinatie van de vereniging;
- leidt de Algemene Vergadering en de Bestuursvergaderingen. Hij heeft het recht de vergaderingen en bijeenkomsten van alle commissies en besturen bij te wonen en heeft hierin een adviserende stem. Hij kan zich in het bovenstaande laten vervangen door een van de andere bestuursleden;
- Tevens vertegenwoordigt de voorzitter de vereniging naar buiten zoals het bezoeken van vergaderingen van de Nevobo, Sportraad, pers en sponsors en verder in alle voorkomende gevallen waarin een voorzitter aanwezig dient te zijn. Bij afwezigheid worden deze taken overgenomen door zijn vervanger.
Artikel 23.
De secretaris;
- voert de briefwisseling in overleg met en namens het Bestuur;
- stelt bij Bestuurs- en Algemene Vergaderingen de agenda op in samenwerking met de voorzitter;
- bezoekt vergaderingen van overkoepelende organisaties, waar het wenselijk of noodzakelijk is de vereniging te vertegenwoordigen;
- verzorgt de mededelingen vanuit het Bestuur naar de leden via het clubblad;
- Coördineert de administratieve werkzaamheden zoals het verzorgen van de correspondentie met de Nevobo en de leden, het notuleren van de vergaderingen en het beheren van het archief;
- brengt op de jaarvergadering verslag uit over de activiteiten over het afgelopen jaar;
- zorgt op de ledenvergadering voor de aanwezigheid van een exemplaar van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement.
Artikel 24.
De penningmeester
- is belast met het beheer van de gelden van de vereniging;
- is verantwoordelijk voor de organisatie van:
- het innen van contributies en andere bedragen voor de vereniging;
- het beheer van de financiën van de vereniging;
- het toezicht op de besteding van de verenigingsgelden;
- het opstellen van het financiële jaarverslag tezamen met de begroting;
- geeft financiële adviezen bij sponsoring, reclamevoering, toernooien en feestavonden;
- voert de besprekingen op gemeentelijk;
- brengt jaarlijks verslag uit op de ledenvergadering over de financiële positie, in het bijzonder over het afgelopen boekjaar.
- dient een begroting voor het komende verenigingsjaar in.
Bij tussentijds aftreden wordt de penningmeester geen decharge verleend, alvorens de kascommissie de eindafrekening heeft gecontroleerd en akkoord bevonden.
Hoofdstuk 8: Commissies
Artikel 25.
De vereniging kent commissies waarin uitsluitend leden zitting kunnen hebben. Alle commissies en secties werken onder verantwoording van het Bestuur, zowel wat inkomsten en uitgaven als beleid betreft.
- Commissies van verplichte aard zijn:
- Kascommissie;
- Arbitragecommissie
- Commissies die gewenst zijn:
- Technische Commissie Mini’s
- Technische Commissie Jeugd
- Technische Commissie Dames
- Technische Commissie Heren
- Technische Commissie Recreanten
- PR- en sponsorcommissie
- Wedstrijdsecretariaat
- Ledenadministratie
- Evenementencommissie
- Materiaalbeheer
Artikel 26.
De in het vorige artikel genoemde kas-en arbitragecommissie wordt jaarlijks door de Algemene Vergadering benoemd.
Artikel 27.
De kascommissie bestaat uit twee leden. Een bestuurslid kan geen deel uitmaken van de kascommissie. Een kascommissielid wordt benoemd voor een termijn van twee jaar en is niet terstond herkiesbaar. Op de jaarlijkse ledenvergadering wordt steeds één nieuw lid voor de kascommissie gekozen.
Artikel 28.
De kascommissie:
- controleert de administratieve bescheiden en de financiën van de penningmeester
- tekent de financiële administratie af als zij eenstemmig van oordeel is dat deze in orde is.
- brengt in de jaarlijkse ledenvergadering schriftelijk verslag uit over het beheer van de verenigingsgelden en het financiële beleid van het bestuur.
- controleert alle financiële bescheiden van de penningmeester, voordat deze door de penningmeester worden gepubliceerd.
Artikel 29.
Als de penningmeester de wens te kennen geeft af te treden, is de kascommissie verplicht tenminste één week voor de datum van aftreden de financiële administratie te controleren. De kascommissie heeft altijd het recht op inzage in de financiële administratie.
Artikel 30.
De arbitragecommissie bestaat uit drie leden. Een arbitragecommissielid wordt benoemd voor een termijn van drie jaar en is niet terstond herkiesbaar. Op de jaarlijkse ledenvergadering wordt steeds één nieuw lid voor de arbitragecommissie gekozen.
Artikel 31.
Een bestuurslid kan geen deel uitmaken van de arbitragecommissie. Zij dient in geval van onenigheid binnen de vereniging te fungeren als Commissie van beroep. Tevens kan zij belast worden met speciale opdrachten, zowel door het Bestuur als door de Algemene Vergadering verstrekt.
Artikel 32.
Als richtlijn voor de uitvoering van de taken van de arbitragecommissie geldt het “Reglement Arbitragecommissie”.
Artikel 33.
De commissieleden van de overige commissies worden door het Bestuur benoemd. Commissies zijn hieraan verantwoording schuldig en brengen op de jaarlijkse ledenvergadering verslag uit van hun werkzaamheden. Het Bestuur heeft het recht besluiten van een commissie nietig te verklaren, nadat de betreffende commissie hierover gehoord is, als deze in strijd zijn met het algemeen belang of in strijd met de Statuten en/of het Huishoudelijk Reglement.
Artikel 34.
Commissieleden worden voor drie jaar gekozen en zijn bij aftreden terstond herkiesbaar (behalve bij de Kascommissie). Als een commissielid tussentijds bedankt kan het Bestuur een plaatsvervanger benoemen tot de eerstvolgende ledenvergadering.
Artikel 35
- De commissie kiest in onderling overleg haar voorzitter en secretaris.
- De commissie vergadert zo dikwijls als zij nodig acht. Een commissievergadering dient ook bijeen geroepen te worden op verzoek van tenminste 1/3 van het aantal commissieleden. Als de meerderheid van de leden aanwezig is, is deze vergadering wettig.
- Besluiten op commissievergaderingen worden aangenomen bij meerderheid van stemmen. Bij staken van de stemmen beslist de voorzitter.
Artikel 36
De vereniging heeft een vertrouwenscontactpersoon, die door het bestuur wordt benoemd. Deze persoon behoeft geen lid te zijn van de vereniging. Een vertrouwenscontactpersoon is de contactpersoon op het gebied van ongewenst gedrag. Met het aanstellen van een vertrouwenscontactpersoon wordt getracht de kans op ongewenst gedrag zo klein mogelijk te maken. En wanneer zich ongewenst gedrag voor doet, de veiligheid van de sportomgeving zo snel mogelijk te herstellen. Hiermee wordt beoogd seksuele intimidatie en misbruik te voorkomen, dan wel hier adequaat mee om te gaan.
Artikel 37
De vereniging kent gedragsregels voor begeleiders. Deze regels zijn in een apart reglement opgenomen, welk reglement als bijlage aan dit Huishoudelijk Reglement is gehecht.
Neem contact op
Een vraag of opmerking? Laat het ons weten en we nemen contact op.