Privacy beleid VTC Woerden

VTC Woerden hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In dit Privacy beleid willen we graag uitleggen hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VTC Woerden houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met
zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy statement.
• verwerking van je persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens.
• passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is.
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je hier op willen wijzen en deze respecteren.

VTC Woerden is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van dit privacy beleid, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via bestuur@vtcwoerden.nl.

1 Waarvoor gebruiken wij je persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door VTC Woerden verwerkt ten behoeve van de volgende
doeleinden:

• Deelname aan volleybalactiviteiten
• Innen van contributie
• Deelname aan door VTC Woerden georganiseerde evenementen en activiteiten
• Functioneren als lid of vrijwilliger van VTC Woerden
• Versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

2 Om welke gegevens gaat het?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van je vragen. Dit doen wij onder andere via het aanmeldformulier en wanneer je je opgeeft voor bijvoorbeeld de nieuwsbrief of een van de door VTC Woerden georganiseerde evenementen en activiteiten.

• Ingangsdatum lidmaatschap
• Voornaam, voorletters, achternaam, geslacht, geboortedatum
• Pasfoto.
• Adres, postcode, woonplaats, telefoonnummers, e-mailadres
• Nevobo lidmaatschapsnummer, trainers- en/of scheidsrechter certificaten
• Rekeningnummer (IBAN).

Van leden die betaalde werkzaamheden voor de vereniging verrichten vragen we naast bovenstaande gegevens indien nodig ook om het Burger Service Nummer (BSN). Naast gegevens van leden worden ook (beperkte) gegevens van relaties en begunstigers vastgelegd.

2.1 Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

VTC Woerden verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens:

• Gegevens van personen jonger dan 16 jaar; Bij de verwerking van persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar wordt per verwerking expliciet om toestemming van een ouder of verzorger gevraagd.
• Medische informatie; Bij de aanmelding voor het VTC Jeugdkamp wordt gevraagd naar eventuele allergieën, diëten en medicijngebruik waar gedurende het kamp rekening mee gehouden dient te worden. Deze informatie valt onder bijzondere persoonsgegevens. Deze informatie wordt enkel gebruikt tijdens het kamp zelf en nadien niet opgeslagen. Wij zullen hier dan ook elk jaar weer opnieuw naar vragen.

2.2 Hoe er om wordt gegaan met foto’s

Het kan zijn dat er door de vereniging foto’s worden gemaakt in en om activiteiten die horen bij de vereniging, denk hierbij vooral aan wedstrijden en evenementen. Deze foto’s dienen voor de promotie van de sport, de vereniging en/of het evenement en zullen niet worden gebruikt voor commerciële doeleinden of worden doorgegeven aan anderen.

Daar het gaat om foto’s van (grotere) groepen mensen waarbij het enkel gaat om
promotiedoeleinden is na overleg met de autoriteit persoonsgegevens gebleken dat de verwerking hiervan redelijk en gegrond is en het niet nodig is hier voorafgaand expliciet toestemming voor te vragen. Mocht je het desondanks niet kunnen waarderen dan kun je dit uiteraard op het moment zelf bij de fotograaf kenbaar maken en hier per e-mail aan bestuur@vtcwoerden.nl melding van maken. Wij zullen er dan voor zorgen dat eventuele
foto’s niet worden gepubliceerd en zullen worden verwijderd.

3 Geven wij je gegevens door aan anderen?

VTC Woerden gebuikt de persoonsgegevens uitsluitend voor het uitoefenen van de hiervoor genoemde doelen. De gegevens die je met ons deelt kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden of wanneer wij dit wettelijk verplicht zijn.

Wij maken daarbij gebruik van de volgende partijen:

• SportLink; Voor het verzorgen van de internetomgeving van VTC Woerden en voor het verzorgen van de (financiële) administratie.
• Nevobo; Om inschrijving van leden bij de bond mogelijk te maken en ten behoeve van de organisatie van opleidingen en wedstrijden.
• Belastingdienst: Van leden die betaalde werkzaamheden voor de vereniging verrichten zijn we in bepaalde gevallen verplicht specifieke gegevens door te geven aan de Belastingdienst.
• MailChimp; Voor het versturen van nieuwsbrieven (de Polshoogte).

Met bovenstaande partijen (verwerkers) de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk
toestemming voor geeft.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

4 Hoelang bewaren we je gegevens?

VTC Woerden bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Dit betekent in de praktijk dat wij persoonsgegevens tot 2 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap bewaren. Voor leden die betaalde werkzaamheden verrichten voor onze vereniging geldt in een aantal gevallen een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.

5 Hoe zijn je persoonsgegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, diefstal of verlies. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens VTC Woerden van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en zijn geïnstrueerd om geen persoonsgegevens aan derden te verstrekken.
• Papieren dossiers zijn afgesloten opgeslagen en daarmee niet voor derden toegankelijk.
• Digitale systemen en dossiers zijn beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord en voldoen aan de verplichte technische beveiligingsmaatregelen.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

6 Het inzien, wijzigen of laten verwijderen van persoonsgegevens.

Je hebt recht op inzage, correctie of verwijdering van de persoonsgegeven die we van je hebben. Wanneer je inlogt in je persoonlijke omgeving op de website www.vtcwoerden.nl kun je jouw persoonsgegevens inzien en waar wenselijk deze wijzigen. Het kan zijn dat niet alle persoonsgegevens hier worden getoond. Voor een compleet overzicht van alle persoonsgegevens die wij van je hebben kun je een verzoek indienen via bestuur@vtcwoerden.nl. Je verzoek wordt dan door het bestuur in behandeling genomen.

Tevens kun je bezwaar maken tegen verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht de door jouw verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Ook in deze gevallen kun je een verzoek aan het bestuur indienen via bestuur@vtcwoerden.nl.

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

7 Zijn er klachten?

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan vragen we je hierover met ons contact op te nemen via bestuur@vtcwoerden.nl.

Je hebt altijd het recht (ook) een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.